1Se connecter
L'accès se fait avec l'identifiant (ou l'adresse email) et le mot de passe communiqués par l'administrateur. L'administrateur utilise le même compte admin que sur SOFT COURRIER.
2Les profils utilisateurs
Quatre profils déterminent ce que chacun peut faire. Le profil est attribué par l'administrateur, qui peut en outre restreindre l'accès à certaines catégories.
| Profil | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Administrateur | Tout le paramétrage : comptes, directions, catégories et permissions, journal d'audit, suppression définitive |
| Archiviste | Déposer, modifier, versionner et supprimer les documents ; gérer les catégories ; produire les rapports |
| Contributeur | Déposer et modifier ses propres documents dans les catégories qui lui sont ouvertes |
| Lecteur | Rechercher, consulter et télécharger les documents auxquels il a accès |
3Déposer un document
Réservé aux archivistes et contributeurs. Un dépôt prend moins d'une minute ; le texte du document est extrait automatiquement (OCR) pour la recherche.
4Rechercher et consulter
La recherche porte sur le titre, la référence, la description, les mots-clés et le contenu du fichier extrait par OCR.
5Plan de classement (administrateur / archiviste)
À préparer avant les premiers dépôts. Les catégories peuvent être hiérarchiques et portent chacune une couleur et une durée de conservation.
| Code | Catégorie (exemple) | Durée de conservation |
|---|---|---|
| GOV | Gouvernance (Conseil d'administration, décisions du DG) | Permanente |
| CON | Concessions et partenariats | 10 ans |
| MAR | Marchés et contrats | 10 ans après clôture |
| DOM | Domaine portuaire | Permanente |
| INF | Infrastructures et projets | 30 ans |
| EXP | Exploitation et capitainerie | 10 ans |
| FIN | Finances | 10 ans |
| JUR | Contentieux (accès restreint) | 10 ans |
| ADM | Administration et courrier | 5 ans |
| RH | Ressources humaines (accès restreint) | 50 ans |
› (administrateur) : Habilitations (matrice profil × fonction : qui peut archiver, modifier, supprimer, gérer les catégories, produire rapports et statistiques, consulter l'audit), Sécurité anti-force brute (tentatives, durée de verrouillage, expiration de session, politique des mots de passe), Tentatives de connexion (journal, adresses verrouillées et déverrouillage), Mot de passe oublié (activation, serveur SMTP et e-mail de test), Général.
› › Permissions : pour chaque catégorie sensible, indiquer les rôles ou les utilisateurs autorisés. Les directions se créent dans › .
6Conservation, rapports et audit
Conservation
› liste les documents dont la date d'expiration ou la durée de la catégorie arrive à échéance, avec le nombre de jours restants. L'archiviste décide : prolonger, passer en « archivé » ou supprimer. Un gel juridique bloque toute suppression d'un document impliqué dans une procédure.
Rapports
Inventaire des documents (par catégorie, direction, période), activité (dépôts, consultations, téléchargements) et état de conservation ; chaque rapport a sa version imprimable.
Journal d'audit
: toutes les actions avec utilisateur, adresse IP et date ; export CSV pour la Direction ou les auditeurs.
?Questions fréquentes
Je ne vois pas un document que j'ai déposé hier.
Vérifiez le filtre de statut (brouillon / actif / archivé) et la catégorie. Si le document est « privé », seule votre direction et les profils autorisés le voient.
La recherche ne trouve pas un mot pourtant présent dans le PDF.
Le PDF est probablement un scan de mauvaise qualité : l'OCR n'a pas pu lire le texte. Redéposez une version à 300 dpi ou complétez la description et les mots-clés.
Puis-je archiver plusieurs documents d'un coup ?
Oui : dans « Archiver », sélectionnez plusieurs fichiers (ou glissez-les ensemble). Chacun devient un document avec sa référence et son empreinte ; les métadonnées saisies leur sont communes.
Un profil a des droits en trop ou en moins.
L'administrateur ajuste la matrice dans Paramétrage › Habilitations ; les permissions par catégorie s'y ajoutent.
Puis-je supprimer un document ?
Seuls l'administrateur et l'archiviste le peuvent, et uniquement si le document n'est pas sous gel juridique. La suppression est tracée (auteur, date) et le document passe d'abord en corbeille.
Quelle est la différence entre « archivé » et « expiré » ?
« Archivé » est un statut que vous attribuez à un document dont la vie active est terminée mais qui reste consultable. « Expiré » désigne un document dont la date ou la durée de conservation est dépassée : il apparaît dans le rapport de conservation pour décision.
Le document a été modifié : comment garder l'ancienne version ?
Depuis la fiche, ajoutez une nouvelle version. Chaque version conserve son fichier, son empreinte, son auteur et une note explicative.
À qui s'adresser en cas de problème ?
À l'administrateur de la plateforme au PAD, puis à Soft Solutions SARL (infos@softsolution.sn) dans le cadre de la garantie et du contrat de maintenance.