1Se connecter
L'accès se fait avec l'identifiant et le mot de passe communiqués par l'administrateur. L'administrateur utilise le même compte admin que sur SOFT ARCHIVES.
2Les profils utilisateurs
Le profil, attribué par l'administrateur, détermine les menus visibles et les actions possibles.
| Profil | Rôle dans le circuit |
|---|---|
| Administrateur | Paramétrage : comptes, directions, services, expéditeurs, natures, identité, e-mail, journal |
| Chef Bureau Courrier | Enregistre les courriers et les transmet à la Direction Générale |
| Agent de saisie | Enregistre et numérise les courriers entrants et sortants |
| Directeur Général / Assistante DG | Imputent les courriers transmis (destinataires, instruction, priorité, délai), valident les pré-imputations et classent les courriers traités |
| Secrétaire Général | Consulte l'ensemble du registre ; propose une pré-imputation si le circuit est activé |
| Chef de Département / de Service | Traitent ou réimputent les courriers reçus vers leurs services et agents |
| Agent | Traite les courriers qui lui sont imputés et joint sa réponse |
3Le circuit du courrier
Un courrier passe par cinq états, de l'enregistrement au bureau courrier jusqu'au classement par la Direction Générale.
| État | Qui agit | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Nouveau | Bureau courrier | Enregistrement : numéro automatique, expéditeur, objet, nature, type, courrier numérisé et pièces du fond de dossier |
| Transmis | Chef Bureau Courrier | Envoi à la Direction Générale (), éventuellement via une pré-imputation du SG |
| Imputé | Direction Générale | Choix des destinataires, instruction, priorité et délai () |
| Traité | Directions, services, agents | Traitement, observations et document de réponse () |
| Classé | Direction Générale | Clôture et emplacement physique (armoire, rangée, boîte) () |
4Enregistrer un courrier
Réservé au bureau courrier. Menu .
5Imputer et traiter
L'imputation désigne qui traite le courrier, avec quelle instruction et dans quel délai.
6Intelligence artificielle
Disponible lorsque l'administrateur a renseigné la clé IA.
| Fonction | Utilité |
|---|---|
| Résumé du courrier | Synthèse du courrier et de ses pièces, points essentiels, actions et délai suggéré, pour imputer plus vite |
| Analyse approfondie | Note détaillée : enjeux, risques, actions par urgence et par responsable |
| Recherche en langage naturel | Exemple : « les courriers du Ministère des Transports reçus le mois dernier » dans |
| Alerte IA | Repère les courriers en attente ou en retard et aide à préparer les relances |
7Suivi, relances et rapports
Rien ne se perd : chaque retard est visible et relancé.
?Questions fréquentes
Je ne vois pas un courrier qui m'a été annoncé.
Il n'a peut-être pas encore été imputé à votre nom. Consultez ou demandez au bureau courrier où en est le dossier.
Je me suis trompé de destinataire lors de l'imputation.
Tant que le courrier n'est pas traité, l'imputation peut être corrigée depuis la fiche du courrier ; la modification est tracée.
Le PDF enregistré n'est pas lisible dans la recherche.
Le scan est probablement de mauvaise qualité. Numérisez à 300 dpi en noir et blanc et remplacez le fichier ; complétez l'objet et les mots-clés.
Je ne reçois pas les e-mails de relance.
Vérifiez votre adresse dans , puis demandez à l'administrateur de tester la configuration e-mail.
Quel lien avec SOFT ARCHIVES ?
SOFT COURRIER gère la vie du courrier jusqu'au classement ; les documents définitifs sont conservés dans SOFT ARCHIVES selon le plan de classement du Port.
À qui s'adresser en cas de problème ?
À l'administrateur de la plateforme au PAD, puis à Soft Solutions SARL (infos@softsolution.sn) dans le cadre de la garantie et du contrat de maintenance.